Tinggal menerapkan, kok ya masih tidak berjalan?

Melanjutkan dari postingan sebelumnya tentang tumpukan unread email, kini kita lirik hal kecil tapi penting lainnya: tumpukan peraturan dan prosedur!

Beragam peraturan dan prosedur dapat menjadi salah satu tolok ukur efisiensi manajemen. Makin banyak peraturan yang hanya menumpuk tapi tidak diterapkan di kenyataan proses kerja, maka makin tinggi proses administrasi tanpa guna dalan organisasi itu. Itu artinya manajemen makin tidak efisien.

Hal ini bisa terjadi karena dua penyebab umum. Yang pertama adalah kerangka kendali atau jaminan mutu yang terlalu rumit, atau tak cukup simpel.

Sistem pengendalian mendetil dengan berlapis dokumentasi dan standarisasi tertulis memang bagus……selama semua bagian organisasi bisa menjalankannya dengan kepatuhan hampir sempurna dalam keseharian. Tapi ini pada kenyataannya tidak mudah dan jarang terjadi. Terlebih lagi, bisnis masa kini terlalu dinamis dengan perubahan dari waktu ke waktu yang tidak menentu.

Akhirnya, kerangka peraturan yang kompleks tersebut menjadi sistem yang terbengkalai, karena tidak ada yang benar-benar menerapkannya.

Penyebab yang kedua adalah kebiasaan kerja efektif yang masih lemah.

Bisa jadi sistem prosedur dan peraturannya tidak rumit, namun kebiasaan kerja yang terbangun tidak sejalan. Tidak sejalan ini bisa jadi adalah saat dimana semua orang bekerja dalam pola tidak terstruktur sama sekali, semua bebas suka-suka sendiri. Bisa juga sebaliknya, dimana ada beberapa orang yang dominan suka menambah rumit proses dengan berbagai macam ide dan proses tambahan yang lebih rumit dibanding yang dibutuhkan, sehingga jadi kerumitan baru yang harus dilalui.

Ini semua membuat kebiasaan kerja efektif tidak ada dalam kenyataan operasional organisasi, dan peraturan tak ada dalam penerapan.

Dan, inilah saatnya manajemen harus segera bertindak, menyuntikan simplicity principle ke dalam sistem kerja, sebelum masalah makin berlarut-larut.