Gambarlah prosesnya!

Dalam semua bisnis, yang menjadi penggerak adalah proses atau metode kerja di dalam bisnis itu. Bagus tidaknya proses pengerjaan tersebut menentukan bagus tidak hasil barang atau jasanya, dan tentu akhirnya berdampak pada revenue-nya. Nah, seringkali proses kerja itu melalui tahap-tahap, dan kadang terasa rumit.

Nah, disini lagi kita bertemu dengan prisinsip simplicity!

Saat proses kerja mulai rumit ini, kita punya kecenderungan untuk mengatasinya dengan dua cara, kalau tidak bikin prosedur berlebihan, malah sebaliknya potong kompas sana sini. Terlalu banyak prosedur seringkali bikin pusing dan bingung mengingat prosedurnya. Potong kompas sana sini terkesan kreatif, tapi bikin kualitas hasil tidak karuan. Ini namanya simplicity yang ngawur. Memang tampak simpel, tapi nanti malah bakal makin kusut.

Sebenarnya ada ‘jalan tengah’ yang sering dilupakan, yaitu mapping area dan layout flow kerja secara fisik dan visual. Tapi metode jalan tengah yang cukup praktis ini baru bisa apabila manajemen paham visual management. Cara ini sebenarnya sudah kerap dikenal orang melalui ilmu visual management dan 5S yang populer di kalangan praktisi manajemen industri. Tapi ya seperti yang kita lihat dalam realitas keseharian kita, entah bagaimana penerapan ilmu ini juga tidak sesukses harapannya hehehe…..

Sederhananya, ada 2 syarat penting agar proses atau metode kerja memenuhi prinsip simplicity:

• Metode kerja harus bisa divisualisasikan dalam gambar alur (mapping) yang mudah diikuti. Mudah diikuti itu artinya tidak perlu tingkat pendidikan akademik yang tinggi untuk memahami garis besar urutan dalam proses itu. Ingat, ini metode kerja, bukan strategi perusahaan. Entah metode kerja itu berupa  prosedur atau intruksi atau manual, isinya harus secara visual jelas urutannya dan sebisa mungkin tidak melebihi 5 tahapan
• Metode kerja harus bisa secara fisik diwujudkan dalam layout di tempat kerja sehingga dengan alami menggiring  pelaksana proses kerja untuk mengikuti. Jelasnya, penataan ruangan dan peralatan kerja perlu mengikuti urutan paling sederhana sesuai dengan alur proses kerjanya. Contoh layout jalur electric car di dalam ruang tunggu Terminal 3 Bandara Soekarno Hatta Jakarta yang terlihat di gambar ilustrasi di atas adalah contoh yang bagus. Cara ini membuat pelaksana proses dengan cepat mengikuti alur proses sebagai kebiasaaan fisik dan reflek dalam pekerjaan sehari-hari. Jadi proses menjadi kebiasaan, bukan kepatuhan yang harus dipaksa terus menerus.

nah, ini akan mengantar kita ke diskusi berikutnya tentang mendesain lingkungan kerja…..

……… sampai bertemu di bagian terakhir dari seri About simplicity, bagian ke-3: Get them into shape!