Salah satu tantangan operasional terbesar adalah betapa seringnya dinamika situasi yang tidak bisa diprediksi, membuat kita kelabakan dalam menentukan keputusan mana yang harus diambil.
Yang membuat ini menjadi lebih rumit adalah kondisi yang membuat semua menjadi mendesak alias urgent. Tapi apakah betul semua urgent? Apabila manajemen operasionalnya efektif, ya tentunya tidak mungkin demikian.
Urgensi adalah sebuah status relatif, yang ditentukan berdasar konteks. Dalam penjelasan lain yang lebih praktis, bisa dikatakan adalah semua hal yang urgent adalah semua yang mendesak. Nah, arti kata mendesak adalah bahwa sesuatu yang segera harus tersedia dalam waktu sesingkat-singkatnya.
Jadi urgensi adalah sebuah status tentang waktu atau timing. Maka, urgensi adalah sesuatu yang ditentukan dalam konteks prediksi, persiapan dan perencanaan. Kalau sesuatu sudah diprediksi akan datang, maka belum tentu sesuatu itu akan jadi urgent, karena bisa diantisipasi agar tidak menjadi sesuatu yang mendadak. Bila yang namanya manajemen itu berjalan, maka sesuatu yang bisa diprediksi tentu bisa diantisipasi. Itu artinya bisa ada persiapan, baik mental maupun operasional, sehingga bisa sibuat rencana untuk memenuhi berdasar perhitungan waktu yang tepat. Maka, sesuatu tadi menjadi bisa dikelola (manageable) dan kemungkinan menjadi tidak urgent, seberapa besar sesuatu tersebut.
Jadi semakin manajemen bisa efektif dan adaptif secara operasional untuk mengantisipasi segala kemungkinan, makan semakin kecil potensi masalah menjadi urgent. Akibatnya, yang akan menjadi urgent hanyalah segala sesuatu yang memang sulit diprediksi dari asal muasalnya. Ini tidak akan banyak, sehingga bila memang ada hal-hal yang urgent, jumlah nya pun tak akan terlalu banyak. Tidak semua akan jadi urgent.
Bila sudah bisa seperti ini situasinya, maka manajemen bisa fokus melakukan tindakan strategis maupun taktis untuk menyelesaikan hal-hal yang benar-benar urgent ini. Sebaliknya bila semua urgent, maka jelas tidak ada fokus, sehingga kemungkinan menyelesaikan masalah malah makin kecil.
Ironisnya, makin lemah manajemen mengantisipasi dan merencanakan, maka makin banyak yang jadi urgent, dan ini membuat manajemen kehilangan fokus dan membuat situasi makin rumit dan makin urgent. Inilah indikator penanda efektif tidaknya manajemen yang berjalan.
the Change Strategist 